Первичная документация

Первичная документация

Олеся Бойко

Консультант

Тел: [044] 591–16–73, Внутренний номер: 116 Почта: office@lloyds.com.ua Адрес: 01024, Киев, ул. Академика Богомольца, 7/14, офис 182





Первичная документация – что это и кому это нужно?

На основании толкований различных словарей, можно сказать, что первичная документация – это документация [отдельные документы или их группы], содержащие исходные данные, полученные в процессе человеческой деятельности. Но на сегодняшний день наибольшее распространение имеет термин первичная бухгалтерская документация.

Многие могут сказать, что первичный документ – это просто «бумажка» с текстом, подписями и печатями, но на самом деле это важная составляющая процесса учета на предприятии и истинную значимость и необходимость таких «бумажек» могут оценить только настоящие профессионалы – бухгалтера. Именно они сталкиваются с этим понятием каждый день в своей работе, так как основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются именно первичные документы [п. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV]. Официально, законодательно закреплено, что первичным является документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление [ст.1 Закона № 996]. А ни для кого не секрет, что основой деятельности любого предприятия является совершение хозяйственных операций, которых в отчетном периоде, как правило, бывает множество – разнообразных по своему содержанию и назначению, и каждая из них требует надлежащего документального оформления.

Итак, мы выяснили, что первичные документы в бухгалтерии – это не просто «прихоть» бухгалтеров, а законодательная необходимость, но, к сожалению, без надлежащего оформления, их наличия недостаточно, поскольку первичная документация является основанием не только для бухгалтерского, но и для более требовательного налогового учета.

Особое внимание при составлении первичных документов в бухгалтерии следует обратить на:

  • выбор формы – бумажная или электронная;
  • время составления – во время совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения;
  • наличие всех необходимых реквизитов, определенных п.2 ст.9 Закона № 996;
  • язык составления – украинский, а в случае, если есть необходимость использования иностранного языка обеспечение аутентичного перевода;
  • исправление ошибок – корректурным способом, кроме документов, которыми оформлены кассовые и банковские операции, операции с ценными бумагами;
  • систематизации, архивации и хранения первичной документации согласно сроков, установленных законодательством.

Также о значимости грамотного составления первичной документации свидетельствует и то, что в спорной ситуации она является своего рода индульгенцией бухгалтера перед руководством предприятия, а не редко и перед контролирующими органами.

Следовательно  должным образом организованная система работы с первичными документами является залогом правильного и бесперебойного функционировании предприятия, способствует избеганию злоупотреблений со стороны третьих лиц и претензий со стороны фискальных и контролирующих органов.

Итак, подводя итог, можно с уверенностью сказать, что первичная документация в бухгалтерии – это кирпичики, которые формируют фундамент учета на предприятия и его прочность зависит от мастерства тех, кто производит кирпичики.

Доверьте ваш фундамент нашим мастерам!